KIỂM TRA TRƯỚC KHI GIAO HÀNG (PSI – PRE-SHIPMENT INSPECTION) LÀ GÌ?

1. KIỂM TRA TRƯỚC KHI GIAO HÀNG (PRE-SHIPMENT INSPECTION - PSI) LÀ GÌ?

Kiểm tra trước khi giao hàng (PSI) là một quy trình kiểm soát chất lượng được thực hiện trước khi hàng hóa được vận chuyển từ nhà cung cấp đến người mua. PSI được tiến hành khi quá trình sản xuất đã hoàn tất và sản phẩm sẵn sàng để xuất khẩu nhằm đảm bảo hàng hóa đáp ứng đầy đủ các tiêu chí kỹ thuật và hợp đồng mua bán. Đây là một biện pháp phòng ngừa quan trọng giúp phát hiện các lỗi sản phẩm, sai sót về số lượng hoặc vi phạm quy định nhãn mác, từ đó giảm thiểu rủi ro trong chuỗi cung ứng.

Việc không giám sát trực tiếp quá trình sản xuất có thể khiến người mua gặp phải những bất ổn về chất lượng sản phẩm. Vì vậy PSI mang lại lợi ích cho cả hai bên: người mua có thể yên tâm về chất lượng hàng hóa, trong khi nhà cung cấp chứng minh được cam kết tuân thủ tiêu chuẩn sản xuất.

Bên cạnh đó, PSI còn giúp duy trì mối quan hệ thương mại bền vững, hạn chế tranh chấp và tránh được các vấn đề hậu cần tốn kém như thu hồi sản phẩm hoặc khiếu nại của khách hàng.

2. NHỮNG YẾU TỐ NÀO ĐƯỢC KIỂM TRA TRONG PSI?

PSI bao gồm quá trình đánh giá hệ thống các yếu tố liên quan để đảm bảo hàng hóa đáp ứng yêu cầu của người mua. Cụ thể, kiểm tra chất lượng thường bao gồm các hạng mục sau:

2.1. Chất lượng sản phẩm:

Mục tiêu chính của PSI là đánh giá chất lượng hàng hóa. Điều này bao gồm kiểm tra lỗi, đảm bảo vật liệu và linh kiện sử dụng đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, cũng như xác nhận sản phẩm hoạt động đúng chức năng. Tùy thuộc vào loại sản phẩm, quá trình kiểm tra có thể bao gồm thử nghiệm vật lý, kiểm tra trực quan và thậm chí là kiểm tra trong phòng thí nghiệm để xác định độ bền, tính an toàn hoặc thành phần hóa học.

2.2. Số lượng hàng hóa:

Thanh tra viên sẽ xác minh số lượng sản phẩm có khớp với đơn đặt hàng hay không. Sai lệch về số lượng có thể dẫn đến vấn đề hậu cần và tranh chấp tài chính giữa các bên.

2.3. Bao bì và nhãn mác:

Bao bì và nhãn mác đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm an toàn khi vận chuyển và tuân thủ quy định xuất nhập khẩu. Kiểm tra bao bì đảm bảo rằng nó chắc chắn, không bị hư hỏng và phù hợp với loại sản phẩm. Nhãn mác cần phải đầy đủ thông tin theo yêu cầu, bao gồm chi tiết sản phẩm, mã vạch và chứng nhận liên quan.

2.4. Kích thước và trọng lượng:

Việc đo lường chính xác kích thước và trọng lượng của sản phẩm giúp đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu kỹ thuật của người mua. Điều này đặc biệt quan trọng với các sản phẩm cần độ chính xác cao như linh kiện máy móc hoặc quần áo may mặc.

2.5. Chức năng và an toàn sản phẩm:

Kiểm tra chức năng nhằm đảm bảo sản phẩm vận hành đúng theo thiết kế. Ví dụ, các thiết bị điện tử có thể được bật thử để xác minh tính hoạt động. Ngoài ra, kiểm tra an toàn rất quan trọng, đặc biệt với các sản phẩm như đồ chơi trẻ em, thiết bị điện hoặc máy móc công nghiệp.

3. Bên nào thực hiện kiểm tra PSI?

Kiểm tra PSI có thể được thực hiện bởi các tổ chức kiểm định độc lập, cơ quan chính phủ hoặc đội ngũ kiểm soát chất lượng nội bộ, tùy theo yêu cầu của người mua và bản chất giao dịch thương mại.

• Tổ chức kiểm định bên thứ ba: Các tổ chức như BACL, SGS, Bureau Veritas - BV hoặc Intertek chuyên cung cấp dịch vụ kiểm định chất lượng trên toàn cầu, giúp đảm bảo kết quả kiểm tra khách quan và đáng tin cậy.
• Người mua hoặc đại diện của họ: Một số người mua có thể tự tiến hành kiểm tra hoặc cử đại diện đến giám sát quá trình này.
• Nhà cung cấp: Nhà sản xuất có thể tự thuê kiểm định viên hoặc sử dụng đội ngũ kiểm soát chất lượng nội bộ, nhưng cách này tiềm ẩn nguy cơ thiên vị.

Việc lựa chọn đơn vị thực hiện PSI phụ thuộc vào nhu cầu, ngân sách và mức độ phức tạp của sản phẩm. Chọn một đơn vị kiểm định uy tín sẽ đảm bảo kết quả đáng tin cậy và chính xác.

4. Thời gian thực hiện kiểm tra PSI

Thời gian thực hiện PSI phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kích thước lô hàng, độ phức tạp của sản phẩm và phạm vi kiểm tra. Thông thường, một PSI kéo dài từ 1-3 ngày:

Hàng hóa có số lượng ít hoặc sản phẩm đơn giản có thể hoàn thành kiểm tra trong một ngày. Ngược lại, các lô hàng lớn hoặc sản phẩm có yêu cầu kiểm tra chuyên sâu có thể mất nhiều ngày để hoàn tất.

5. Tiêu chuẩn và hướng dẫn kiểm tra PSI

Kiểm tra PSI được thực hiện theo các tiêu chuẩn quốc tế nhằm đảm bảo quy trình kiểm tra có hệ thống, toàn diện và nhất quán trên toàn cầu:

• ISO 2859: Quy trình lấy mẫu theo thuộc tính, đảm bảo mẫu kiểm tra có đại diện hợp lý.
• ANSI/ASQ Z1.4: Tiêu chuẩn của Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ, quy định mức giới hạn chất lượng chấp nhận được (AQL).
• Yêu cầu riêng của đối tác mua hàng (Người mua): Một số khách hàng có thể yêu cầu kiểm tra theo checklist hoặc tiêu chuẩn riêng của họ.
• Tuân thủ quy định pháp lý: PSI thường bao gồm kiểm tra tuân thủ quy định nhập khẩu, ví dụ: chứng nhận CE cho thị trường EU hoặc chứng nhận FDA/FCC tại Hoa Kỳ.

6. Xử lý trường hợp hàng hóa không đạt PSI

Khi hàng hóa không đạt PSI, người mua, nhà cung cấp và đơn vị kiểm tra phải phối hợp để đưa ra phương án xử lý:

• Khắc phục lỗi: Nhà cung cấp có thể sửa chữa hoặc làm lại sản phẩm để đáp ứng tiêu chuẩn.
• Thay thế sản phẩm: Nếu lỗi không thể khắc phục, nhà cung cấp phải thay thế sản phẩm mới.
• Hủy đơn hàng: Nếu lỗi quá nghiêm trọng và không thể sửa chữa, người mua có thể hủy đơn hàng.

Chi phí khắc phục lỗi thường do nhà cung cấp chịu, nhưng việc chậm trễ giao hàng có thể gây thiệt hại tài chính cho người mua.

7. Tài liệu liên quan để tiến hành PSI

Quy trình kiểm tra PSI bao gồm nhiều tài liệu quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác:

1. Đơn đặt hàng (PO): Chứa thông tin yêu cầu của người mua.
2. Báo cáo kiểm tra: Ghi nhận kết quả kiểm tra, hình ảnh và chi tiết lỗi.
3. Danh sách đóng gói: Xác nhận số lượng hàng hóa và quy cách đóng gói.
4. Hóa đơn thương mại: Được sử dụng trong khai báo hải quan.
5. Chứng từ vận chuyển: Ví dụ như vận đơn (Bill of Lading) hoặc giấy chứng nhận xuất xứ.

8. Kiểm tra PSI có đảm bảo 100% chất lượng?

Mặc dù PSI giúp giảm thiểu rủi ro, nhưng không thể đảm bảo 100% hàng hóa không có lỗi do phương pháp lấy mẫu chỉ kiểm tra một phần lô hàng. Vì vậy, người mua nên kết hợp PSI với các biện pháp kiểm soát chất lượng khác như kiểm tra tại xưởng hoặc đánh giá nhà máy để tăng độ tin cậy trong chuỗi cung ứng.

Để được tư vấn và kiểm tra, đánh giá, thử nghiệm, chứng nhận cho sản phẩm, xin vui lòng liên hệ, dịch vụ của BACL:

BACL, viết tắt của Bay Area Compliance Laboratories Corp, có trụ sở chính tại Thung lũng Silicon, là cơ quan kiểm tra, đánh giá, thử nghiệm và chứng nhận quốc tế toàn diện của bên thứ ba. Hiện tại chúng tôi có các phòng thử nghiệm vật lý và hóa học ở Việt Nam, Hoa Kỳ, Thâm Quyến, Đông Quan, Hạ Môn và những nơi khác, đồng thời chúng tôi đã công nhận các chứng nhận của UKAS (Phòng thí nghiệm số: 7827), CNAS (Số đăng ký: L2408, L5662, L6290, L9963, L11432, IB0343), CPSC (ID phòng thí nghiệm: 1112, 1415, 1647), CMA (Số: 2016192126Z, 2015192413Z) và các cơ quan chức năng khác. Chúng tôi cung cấp đầy đủ các dịch vụ thử nghiệm bao gồm giày dép, đồ chơi, dệt may, quần áo, da, trang sức, hàng tạp hóa, vật liệu tiếp xúc với thực phẩm, mỹ phẩm và các sản phẩm điện và điện tử, v.v. Chúng tôi có thể giúp các doanh nghiệp hoàn thành việc kiểm soát chính xác toàn bộ chuỗi ngành từ nguyên liệu thô đến thành phẩm.

Văn phòng HCM: Số 261 Hoàng Văn Thụ, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh.
SĐT liên hệ: 0283 547 5282

Văn phòng Hà Nội: Số 8 đường CN6, Lô A2 Cụm Công Nghiệp Vừa và Nhỏ Từ Liêm, Phường Minh Khai, Quận Bắc Từ Liêm, TP Hà Nội.
SĐT liên hệ: 0243 2032588